Resultaat van recruitment – Vacaturestand en capaciteitsplanning

Deel 1: Stand van zaken

Je begint met een nulmeting. Deze eerste stap bevat met name kwantitatieve gegevens zoals:

– Hoeveel vacatures zijn er?

– Hoeveel sollicitanten zijn er voor deze vacatures?

– Hoe verloopt het proces?

1.1 Vacaturestand

Wekelijks, misschien wel dagelijks, neem je als recruiter de vacatures door. Je kijkt naar de langstlopende vacatures, naar de vacatures die snel ingevuld zijn en probeert te achterhalen waarom dat verschil er is. Het kan zijn dat je geen reacties ontvangt op de vacature die al lang open staat. Dan zou je als oplossing kunnen kijken naar het aanpassen van de wervingsactiviteiten en inspanning. Maar stel dat je wel reacties ontvangt, maar dat de kandidaten steeds afgewezen worden na het eerste sollicitatiegesprek, terwijl ze wel voldoen aan de gestelde eisen van de functie. Dan is het zaak om in gesprek te gaan met de opdrachtgever om te kijken op basis waarvan de kandidaten dan afgewezen worden en hoe je dat kunt voorkomen. Wellicht door de vacaturetekst, eisen of targetting aan te passen. Van de vacatures die je snel en gemakkelijk in hebt kunnen vullen kan je ook wat leren. Vraag jezelf daarbij af wat er anders is gegaan en of jij daar als recruiter invloed op kan uitoefenen bij de andere waardoor vacatures die langer open staan. Soms is het namelijk zo dat je daar als recruiter niks aan kan doen omdat je precies hetzelfde hebt gedaan als bij de andere vacatures, maar er gewoon meer geschikte kandidaten met dit profiel beschikbaar zijn op de arbeidsmarkt.

1.2 Capaciteitsplanning

Recruiters hebben niet allemaal hetzelfde aantal vacatures of afdelingen in beheer. Als je een zoekopdracht op google ingeeft dan krijg je wel kerngetallen waar je gemiddeld gezien vanuit kan gaan. Maar uiteraard hangt de capaciteit van de recruiter erg af van de inrichting van de portefeuille. Heb je veel dezelfde vacatures, of juist allemaal verschillende, heb je te maken met schaarste waardoor je meer tijd kwijt bent aan sourcing, of juist meer aan selectie door het voeren van intakegesprekken etc. Kortom, de capaciteit van een recruiter is afhankelijk van:

– de diversiteit van de vacatures

– de rolverdeling in het recruitmentproces

– de arbeidsmarkt

De diversiteit van de vacatures

Op het gebied van diversiteit zie je verschillen tussen grote en kleine organisaties en de core-business van de organisatie. Als je als recruiter werkt voor een grote organisatie, met veel dezelfde functies zoals; callcentermedewerkers voor een telecomorganisatie als KPN of Ziggo, of schoonmakers voor een schoonmaakbedrijf als Asito, dan kan je waarschijnlijk meer vacatures invullen op jaarbasis. Je zoekt namelijk steeds hetzelfde profiel. Als je werkt voor een kleine organisatie, die misschien sowieso minder vacatures heeft op jaarbasis. Zullen de functies die je zoekt ook sterk variëren, qua niveau, van LBO-WO bijvoorbeeld, maar ook het soort functies en de mate waarin het mogelijk is om de vacature in te vullen.

De rolverdeling in het recruitmentproces

Wanneer de recruitmentafdeling niet uit éen recruiter bestaat, maar verdeeld is over verschillende werknemers, kan dat leiden tot verschillen in het aantal vacatures dat een recruiter in beheer heeft, of verschillen in taken en verantwoordelijkheden. Soms kan het zo zijn dat een recruiter alle taken van het recruitmentproces heeft. Maar zo zie je de laatste jaren dat er, met name op schaarste profielen, meer sourcers ingezet worden. Hiermee verschuift de nadruk van selecteren naar sourcen qua tijdsbesteding. Maar bij andere organisaties is ervoor gekozen om de werving en selectie geheel te laten verzorgen door een extern werving en selectiebureau. Wat inherent is aan de indeling van taken en verantwoordelijkheden is de capaciteit die jij hebt als recruiter in het aantal in te vullen vacatures.

De arbeidsmarkt

Het vacaturevolume wat voor jou als recruiter behapbaar is, is ook afhankelijk van de markt waarin je werft. Kan jij een deel van de vacatures invullen met interne werknemers, is dat gemakkelijker dan dat je extern zal moeten werven. Dit scheelt natuurlijk het opstellen van een wervingsaanpak, kennismakingsgesprekken. Maar ook op het moment dat je kijkt naar de externe markt, zie je verschillen. Er zijn vacatures die makkelijk in te vullen zijn en dan kan je er wel meer dan 1 per week laten starten bij wijze van spreken. Maar op het moment dat het een schaars profiel is. In een ruime markt zal je daarom als recruiter meer vacatures in beheer hebben dan in een krappe markt.